Rückblick zu den Public Management Impulse 2009

Prozesse denken und leben

Die ersten „Public Management Impulse“ habe am 21. Oktober 2009 beschäftigten sich mit dem Thema Prozessmanagement. Rund 70 TeilnehmerInnen konnten sich nach dem Einführungsreferat von Dr. Karl Wagner zwischen drei Fallbeispielen aus der Praxis entscheiden, die in einem Workshop vertieft vorgestellt und diskutiert wurden. Ein kurzer Auszug zu Statements und Diskussionsbeiträgen:

Prozesse & Organisation
Das Beispiel zur „Optimierung der Steuer-, Abgaben- und Gebührenvorschreibung der Gemeinde Aschach an der Steyr“ von Christoph Hinterplattner (inhaltliche Zusammenfassung auf Seite …) mündete in eine interessante Diskussion. „Geht das überhaupt nach der Landesabgabenordnung?“ „Da sagt die Politik sicher nein!“ Das Projekt war beispielgebend dafür, dass es geht und dass aus anfänglichen Bedenken konstruktive Lösungen entstehen können. Überrascht hat die TeilnehmerInnen, dass es keine Kundenbefragung gab. „Nicht überall muss der Kunde befragt werden, es reicht, wenn er mehrere Optionen hat“, so Prof. (FH) Dr. Paul Brandl, der den Workshop leitete. Wie und in welchem Ausmaß die BürgerInnen informiert wurden, war eine weitere Frage. Wie sollte die Startphase gestaltet werden? Braucht es nicht zuerst eine Mission oder Vision und Strategien bevor man beginnt? Brandl: „Nein, wichtig ist anzufangen und zu schauen, ob es Führungskräfte gibt, die mitziehen.“ Damit sind zählen nicht nur die Führungkräfte zu den Erfolgsfaktoren sondern auch , informierte und geschulte Mitarbeiter sowie eine funktionierende IT im Hintergrund.

Prozesse & Mensch
Seit den 90er Jahren praktiziert Mannheim priMA – einen beteiligungsorientierten Ansatz im Prozessmanagement und betont damit den Menschen als Schlüssel zum Erfolg. Christine Gebler, Leiterin der Koordinationsstelle priMa, weiß aus langjähriger Erfahrung wie wichtig es ist, die Betroffenen von Veränderungsprojekten zu Beteiligten zu machen. Dazu müssen auch immer wieder Impulse gesetzt werden. PriMa-Projekte haben einen strukturierten Ablauf von der Ist-Aufnahme (Phase 1), über die die gemeinsame Entwicklung von Lösungsalternativen (Phase 2), die Entscheidung für eine Maßnahme und deren Umsetzung (Phase 3) sowie abschließen die Präsentation der Ergebnisse (Phase 4). Je nach Projekt wird dazu aber eine Vielfalt von unterschiedlichen Methoden eingesetzt. Unerlässlich bleibt es in jedem Fall, den Menschen in den Mittelpunkt zu rücken und ihn wertschätzend einzubinden.

Prozesse & Technik
Mit dem Thema „Business Intelligence“ legte Dr. Christian Mayr, Institut für Verwaltungsmanagement, Innsbruck, eine wichtige Basis für das Verständnis zwischen Prozessmanagement und der automatisieren Aufbereitung und Verteilung von Informationen. Die Darstellung des Fallbeispieles des Führungsinformationssystemes (FIS) der Gemeinde Sölden erfolgte als Live-Einstieg in den Server der Gemeinde, wo die Teilnehmer das Original-Berichtssystem (mit fingierten Zahlen) sehen konnten. Mayr demonstrierte die Vielfältigkeit dieses Systems, das je nach Informationsbedürfnis adressatenspezifische (z. B. Heimleiter, Amtsleiter, Bürgermeister etc.) Berichte generiert. Unerlässlich sind die grundsätzliche Bereitschaft zum FIS, deren Verankerung nicht nur in einer Abteilung sowie akkordierte Informationsflüsse der Beteiligten. Bereits vor Projektstart sollten die Informationsbedürfnisse und Berichtbedarfe klar definiert werden. Daher ist zu Beginn eine Sensibilisierungs- und Überzeugungskampagne sehr zu empfehlen. Aus einzelnen Wortmeldungen der TeilnehmerInnen wurde deutlich, dass fehlendes betriebswirtschaftliches Verständnis und Wollen die Einführung eines derartigen Projekts empfindlich stören können.

Die vielen Eindrücke zu Theorie und Praxisbeispielen wurden anschließend im informellen Rahmen noch vertieft und diskutiert. Allen TeilnehmerInnen wünschen wir viel Schwung, die Impulse rund um das Prozessmanagement in ihrer eigenen Organisation weiter zu tragen. Mehr...